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What’s your beef #3: Warum Agiles Projektmanagement auch nach Ihrem Geschmack sein könnte

Agiles Projektmanagement passt zu jedem Etat. An sich ein Widerspruch, das Budget lässt sich jedoch auch bei agilen Projekten steuern.


Grundsätzlich sind agile Projekte darauf angelegt, inkrementell weiterentwickelt zu werden. Das bedeutet, dass neue Ideen, Features und Anforderungen im Laufe eines Projektes hinzukommen werden, die wahrscheinlich auch einen Mehraufwand, der zu Beginn nicht eingeplant war, bedingen. Ist ein Budgetpuffer nicht vorhanden, muß konsequent priorisiert werden. Welche neuen Features und Funktionen sind „must have“, welche nur „nice to have“? Welche bringen den höchsten „Business Value“?

Es ist empfehlenswert, immer mit den Aspekten zu starten, die den größten Nutzen erwarten lassen, damit am Ende die Budget-Puste reicht. Sekundäre Features können natürlich zunächst zurückgestellt und zu einem späteren Zeitpunkt budgetiert und implementiert werden. Ein anderer pragmatischer Ansatz besteht darin, Festpreise pro Sprint zu vereinbaren. Für die Budgetplanung nimmt man dann eine voraussichtliche Anzahl an Sprints an und kann zumindest den Budgetkorridor ermitteln. Arbeitet man jedoch konsequent agil, ist das Budget eben auch flexibel, je nach dem, wohin das Projekt führt.

Nicht nur für den kleinen Hunger zwischendurch – Agilität als Strategie

Mir ist bewusst, dass die letzten Absätze sehr operativ und projektbezogen angelegt sind. Das soll APM jedoch nicht klein machen. APM ist ganz klar ein strategisches Thema, weil es eine Denke, ein Mindset ist, welches sich nach und nach im ganzen Unternehmen breit machen und neue Kräfte freisetzen wird. Auch die Kraft zur Disruption und zur Bewältigung der Digitalen Transformation.

Mir geht es in diesem Artikel vor allem darum, APM in den Marketing-Alltag zu übersetzen und Anregungen dafür zu geben, das Thema anzugehen.

Um den Strategie-Aspekt zu untermauern, möchte ich an dieser Stelle einen interessanten Exkurs machen:

Agilität im Dienstleistungsbereich ist für mich ein Pendant zur „Industrie 4.0“. Dieser große Begriff des Industriesektors hat zum Ziel, Prozesse zu verbessern, Kapazitätsauslastung zu steigern, individuelle Kundenwünsche schneller umzusetzen, Arbeit flexibler zu organisieren, neue Kundengruppen anzusprechen, Produktportfolios zu erweitern und natürlich effizienter zu werden. Im Fokus stehen hier das Internet-der-Dinge mit einer hochgradigen Vernetzung und einer extremen Verschlankung und Individualisierung von Produktion. Laut des Innovationsindikators 2015 des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) sind die Kenntnisse über die Industrie 4.0 im Chemie- und Pharma-Sektor erst zu 35% verbreitet, bestehende und geplante-4.0-Projekte erst zu 6%.

Ich vermute, dass die vergleichbaren Zahlen für die agilen Themen und Projekte deutlich höher ausfallen, da das agile Handeln, vor allem in den Marketing Units, deutlich einfacher möglich und mit weniger Hürden ausgestattet ist.

Der Punkt ist jedoch: Value-based Services, absolute Kundenzentrierung, Smartness und Wandlungsfähigkeit stehen bei beiden Bereichen ganz oben – dadurch wird die strategische Zugkraft deutlich.

Mehr als eine Geschmacksfrage – Warum Sie agil arbeiten sollten

Ich komme wieder zurück vom Strategischen ins Operative. Die Frage, die man sich immer noch stellen kann, lautet: „Warum sollte ich agil arbeiten, wenn ich mir meine eigenen Prozesse seit Jahren optimiert habe, wenn alles gut läuft, ich meine Ziele erreiche und die Zukunft kommen kann?“

Hier die Antworten:

1.) Bekommen Sie den Kopf frei für Strategien und Inhalte.

Beschäftigen Sie sich nicht mehr so stark mit Prozessen – denn die sind durch APM geklärt. Sie können Wichtigeres angehen. Nicht-laufende Prozesse lähmen – agile Prozesse erhöhen die Reaktionsfähigkeit auf Neu-Anforderungen des Marktes. Das ist im Zweifel am wichtigsten.

2.) Werden Sie Vorreiter bei der Digitalen Transformation.

Mit APM, dem Projektteam und den dazugehörigen kollaborativen Tools sind Sie Teil der Digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen, und wenn das noch nicht zur Strategie im Unternehmen gehört, sogar Vorreiter. Man kann so auf einzelnen Projekten arbeiten, ohne gleich die Organisation umkrempeln zu müssen. Wenn die aber mal umgekrempelt wird, sind Sie besser gerüstet.

3.) Gehen Sie den Shift in der eigenen Organisation an.

Wenn Sie agil arbeiten, wird das Außenwirkung entfalten. Kollegen, andere Teams, andere Business Units und die Unternehmensleitung werden neugierig und kritisch beäugen, was da so passiert, und vor allem, worin die Vorteile für das Unternehmen bestehen. Sind die einmal realisiert, wird es schnell gehen. So kann ein disruptiver Gedanke auch mal „von unten“ in ein Unternehmen injiziert werden.

4.) Verbessern Sie den Output.

Konsequentes agiles Arbeiten wird dazu führen, bessere Ergebnisse zu produzieren. An welchen Kennzahlen sich das ablesen lassen soll, muss natürlich klar definiert werden (z.B. mehr Konversionen, mehr Interaktionen, mehr Transaktionen). Deshalb sind digitale Marketing-Projekte per se gut für agiles Arbeiten geeignet (s. Herkunft von APM aus der Software-Entwicklung). Dennoch ist es ratsam, Agilität auch auf „klassische Projekte“ zu übertragen, und sei es, um den Kreativoutput zu erhöhen (was sich objektiv natürlich nicht so gut messen lässt).

5.) Lichten Sie den Nebel.

Durch die inkrementelle Arbeitsweise bei agilen Projekten ist es möglich, nur Richtungen und Ziele vorzugeben (die auf User Stories runtergebrochen werden), ohne das konkrete Ergebnis vor Augen haben zu müssen. Wenn der Blick nach ganz vorne etwas vernebelt ist, hilft Agilität, nach und nach Klarheit zu entwickeln. Generell gilt: Wenn noch unklar ist, was hinten rauskommen soll, sind agile Methoden besser geeignet als herkömmliche Methoden, wo man unter Umständen viel Zeit damit verbringt, diesen klaren Blick zu entwickeln, bevor es losgeht.

Also dann: Ran an die Buletten!

 

Dieser Beitrag ist der dritte Bissen des dreiteiligen Artikels „What’s your beef? Warum Agiles Projektmanagement auch nach Ihrem Geschmack sein könnte“. Zu den Teilen Eins und Zwei.

Thilo Kölzer ist Vorstandsmitglied und Verantwortlicher für Digital & Mobile, Performance Marketing und Internet-of-Things bei der antwerpes ag.